Vorsorge für den Notfall: Diese Vorkehrungen sollten Sie treffen
In einer Praxis laufen fast immer alle Fäden bei der Inhaberin oder dem Inhaber zusammen. Sie oder er ist alleinig verantwortlich, hat den Überblick über die wirtschaftliche Situation, über Verträge und Vereinbarungen. Das Team, die Angehörigen bzw. die Erben stehen beim Ausfall der Inhaberin oder des Inhabers vor dem Problem, sich einen Überblick über die wirtschaftliche Lage, die Abläufe und die Rechtsbeziehungen des Betriebs machen zu müssen, haben aber – wenn überhaupt – nur einen partiellen Einblick in die Verhältnisse des Unternehmens. Dem lässt sich vorbeugen.
Bei einem Ausfall der Praxisinhaberin oder des Praxisinhabers kennen die Mitarbeitenden zwar die Patientenschaft und die Organisation, wissen aber wenig über Verträge oder Geschäftsvorfälle. Den umfassendsten Kenntnisstand hat meist noch das Steuerberatungsbüro. Es überblickt die wirtschaftliche Situation und weiß über die betrieblichen und privaten Vermögensverhältnisse Bescheid. Damit die Angehörigen nicht in diese schwierige Situation kommen, sollte man frühzeitig vorsorgen.
Wer ist bevollmächtigt?
Die Inhaberin oder der Inhaber sollte bestimmen, wer im Notfall sowohl im privaten wie im betrieblichen Bereich welche Entscheidungen treffen soll und dies in einer Betreuungsverfügung oder Vorsorgevollmacht festlegen. Diese Verfügungen, zu denen auch die Patientenverfügung gehört, sorgen dafür, dass im Krankheitsfall nach dem Willen des Erkrankten gehandelt wird.
Vorsorgevollmacht
In der Vorsorgevollmacht legt der Vollmachtgeber fest, wer Entscheidungen treffen kann, wenn man selbst durch Krankheit oder Unfall dauernd oder vorübergehend handlungseingeschränkt ist. Die in der Vollmacht genannten Personen müssen eingeweiht sein und Zugang zu der Vollmacht haben.
Bankvollmacht
Auch Bankvollmachten sind wichtig, damit finanzielle Geschäfte getätigt werden können. Die Finanzinstitute haben in der Regel eigene Vollmachten. Für Grundstücksgeschäfte ist eine notarielle Vollmacht nötig.
Praxisorganisation bedenken
Nicht nur rechtlich, sondern auch organisatorisch sollte die Praxis auf einen plötzlichen Ausfall des Inhabers vorbereitet sein. Festlegung von Zuständigkeiten und Arbeitsabläufen sowie die Dokumentation wichtiger Adressen und Termine helfen, den reibungslosen Betriebsablauf auch bei längerer Abwesenheit des Leitenden sicherzustellen.
Zugang zu Unterlagen
Die Angehörigen sollten einen schnellen Zugriff auf die den Betrieb und den privaten Bereich betreffenden Unterlagen haben. Dazu gehören neben persönlichen Daten u. a. laufende Verträge, Aufstellung der Kapital- und Vermögensanlagen und Unterlagen zu bestehenden Konten und Guthaben. Bedeutsam ist auch die digitale Welt. Ohne eine Übersicht sämtlicher Accounts mit den zugehörigen Benutzernamen und Kennwörtern ist man schnell von vielen digitalen Diensten abgeschnitten.
Notfallordner
Dies alles gehört in einen „Notfallordner“. Hier ist ein Spagat nötig: Auf der einen Seite muss der Ordner sicher aufbewahrt werden, damit Unbefugte keinen Zugang zu sensiblen Informationen erlangen. Andererseits müssen Berechtigte von dem Ordner wissen und im Notfall zügig darauf zugreifen können.
Testament oder Erbvertrag
Wer sichergehen will, dass sein Vermögen auch nach dem Tod in die richtigen Hände gelangt, muss ein Testament oder einen Erbvertrag verfassen. Das Testament dient nicht nur zur Absicherung des Ehepartners. Es hilft auch, die Nachfolge der Praxis zu regeln oder eine unwirtschaftliche Verteilung des Nachlasses unter einer Vielzahl von Erben zu vermeiden. Durch die Festlegung kann auch Streit zwischen den Erben vermieden werden.
Claudia Knorr, Diplom-Kauffrau
Gabriele Wiesner, Diplom-Volkswirtin
Quelle: Treuhand Hannover Steuerberatung und Wirtschaftsberatung für Heilberufe GmbH
