Die verantwortliche Person gilt es auf diese Diskussionen vorzubereiten und ggf. auch zu schulen. Eine wichtige eigene Hilfestellung wird schon dadurch geschaffen, dass man an Verbesserungen arbeitet. 6. Kritikfähigkeit ausbauen Die Kultur des Miteinanders ist die entscheidende Komponente, um Veränderungsprozesse erfolgreich gestalten zu können. Den Mut zu haben Kritik zu äußern, die Offenheit zu zeigen, den Empfang von Kritik als die Möglichkeit einer Weiterentwicklung zu betrachten, ist elementar. Wir erleben hier immer wieder größte Defizite und damit einhergehend, Stillstand. Effiziente und erfüllende Praxisorganisationen zeichnen sich durch stark ausgeprägte Kommunikation aus. Sender und Empfänger verstehen sich, sprechen eine gemeinsame Sprache und wählen den richtigen Ton, um die Sache in den Vordergrund zu stellen. Die Regeln der Kommunikation sollten formuliert und für alle verbindlich sein. 7. Der Weg ist das Ziel Das Ziel vor Augen habend, gilt es den Weg zu beschreiten, der sich in der Regel in Etappen darstellt. Die Erreichung des Etappenziels sollte in einem Zeitplan stehen, der die Praxis fordert, aber nicht überfordert. Die Aufgabe der verantwortlichen Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters ist es, diesen Weg zu kontrollieren, um zu überprüfen, ob das Etappenziel erreicht worden ist. Auch hier sind ständige Rückmeldungen wichtig, um das Team zu loben aber auch, um auf noch vorhandene Defizite hinzuweisen, die es abzustellen gilt. Controlling ist das Zauberwort, das in unserer Wahrnehmung eher negativ besetzt, aber zwingend notwendig ist. 8. Selbstorganisation Um das Controlling ausüben zu können, gilt es sich selbst gut zu organisieren. Das Erreichen von Zielen und zeitlichen Vorgaben sollte im persönlichen Kalender der verantwortlichen Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters fest notiert sein. Nachhaltigkeit und Konsequenz schaffen Verlässlichkeit und Glaubwürdigkeit. Termine, die vergessen werden, Tätigkeiten, die nicht durchgeführt werden, lassen alle Beteiligten an der Ernsthaftigkeit zweifeln. Der Prozess kommt ins Straucheln und führt im schlimmsten Falle zu den bekannten Aussagen: „Das geht nicht!“ oder „Das haben wir schon so oft probiert!“ Jede verantwortliche Person ist somit auch eine Managerin oder ein Manager, die bzw. der das eigene Handeln und Tun unbedingt organisieren muss. Ob eine handschriftliche To Do-Liste oder eine entsprechende App – erlaubt ist, was hilft. Prozesse zu managen, bedeutet Disziplin und Selbstorganisation. 9. Gegenseitige Abhängigkeiten Prozesse zu verändern ist immer Teamarbeit. Die gegenseitigen Abhängigkeiten und das Verlassen auf den anderen fördern den Teamgedanken und das bessere Miteinander. Die für die Bestellung verantwortliche Person ist davon abhängig, dass ihr oder ihm die Bestände zuverlässig gemeldet werden. Die für das Terminbuch verantwortliche Person, die keine Vollzeitstelle hat, ist darauf angewiesen, dass die Termine auch während ihrer Abwesenheit nach den Regeln des Terminmanagements vergeben werden. Wenn man sich auf die anderen verlassen kann, sollen sich die anderen auch auf mich verlassen können. BILD(ER): FARKNOT ARCHITECT – SHUTTERSTOCK Die Zeit, die Sie in Veränderungsprozesse investieren, wird sich durch effizientere Abläufe rentieren. 10. Nehmen Sie sich die Zeit Um Prozesse verändern zu können, braucht es Zeit. Die ist zwar von Praxis zu Praxis unterschiedlich lang, grundsätzlich sollten Sie aber bei konsequenter Umsetzung von mehreren Monaten ausgehen, bis die Abläufe verändert und auch gefestigt sind. Sie können diesen Prozess aber nicht zwischen Tür und Angel abwickeln, sondern es bedarf zusätzlicher Zeit in Form von Einzelgesprächen und auch Teamsitzungen. Diese Zeit wird sich rentieren – sowohl wirtschaftlich als auch durch ein besseres Miteinander. 11. Ihre Rolle Ihre Rolle ist die der Führungsperson, an die berichtet wird. Sie zeigen gegenüber Ihrem Team, dass Sie diesen Prozess im Fokus haben und sich in klar formulierten Abständen von den Bereichsverantwortlichen informieren lassen. Sie bieten Hilfe an, wenn sie gebraucht wird und Sie werden aktiv, wenn Mitarbeitende Termine versäumen oder Aktivitäten vermissen lassen. Die Konsequenz, die Sie von Ihren Mitarbeitenden verlangen, müssen Sie vorleben. Wenn Sie erleben, wie gut es funktioniert, werden Sie viel Spaß daran haben. Fazit Lassen Sie die formulierten Abläufe unbedingt in das QM einarbeiten und betrachten Sie QM als ein wichtiges Hilfsinstrument, um die Philosophie Ihrer Praxis des eigenverantwortlichen Arbeitens schriftlich festzuhalten. Es bietet Orientierung, Hilfestellung und ist ein Qualitätsmerkmal. Neue Anregungen und Entwicklungen sollten sich dort immer wiederfinden. Uwe Zoske Med3 Beratung für Heilberufe Alexander-Diehl-Straße 12 55130 Mainz 06131-912 56 77 zoske@med3.net PRAXIS Update 23 Wirtschaftsmagazin für die frauenärztliche Praxis 5/2022
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