Unabhängig davon, dass das QM verpflichtend ist, scheiden sich bei vielen die Geister darüber, ob die Umsetzung eine Hilfe oder eher eine Last ist. Dabei steckt dahinter auch eine Philosophie. Nämlich die, dass durch klare Qualitätskriterien die Standards eingehalten werden. Die Realisierung steht und fällt mit der Präsenz im Kopf. Die für das QM verantwortliche Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter hat nur dann eine Chance dieses Thema erfolgreich umzusetzen, wenn die Sinnhaftigkeit im Team angekommen ist. In vielen Praxen ist das leider nicht der Fall. Dennoch kann man die Optimierung der Praxisabläufe an diesem Thema festmachen. 1. Qualitätskriterien definieren Sicherlich haben Sie ein konkretes Bild im Kopf, wie Sie Ihre Praxis organisiert haben möchten. Wie wollen Sie arbeiten? Wie soll die Patientenschaft Ihre Praxis erleben? Schreiben Sie sich Ihre Vorstellung auf – je klarer, desto besser. Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie Ihre Gedanken in dieser Phase nicht reglementieren, weil Sie vielleicht Erfahrungen gemacht haben, die das Ziel als nicht erreichbar erscheinen lassen. Diese Hürden bestehen in der Regel nur im Kopf. Machen Sie sich in dieser Phase frei davon. 2. Verantwortlichkeiten festlegen Wir empfehlen in der Praxis mit klaren Verantwortlichkeiten zu arbeiten. Das schließt zwar nicht aus, dass Mitarbeitende in verschiedene Aufgabenfelder integriert sind – ganz im Gegenteil – bedeutet aber, dass es eine Person gibt, die für ein bestimmtes Themenfeld in der Praxis verantwortlich ist. Mit ihr gilt es Ihre Vorstellung zu klären. Sollten die Verantwortlichkeiten noch nicht festgelegt sein, sollten Sie dies schnellstBILD(ER): ZOOMIK – SHUTTERSTOCK möglich nachholen, am besten in Form eines Workshops. Klärung in diesem Falle heißt, dass Sie mit der Person den IST-Zustand besprechen, um im Anschluss gemeinsam den SOLL-Zustand zu formulieren. 3. Die Veränderung planen Aufgabe der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters ist es nun, sich selbst zu organisieren und einen Plan über die zu verändernden Abläufe zu entwickeln. Anschließend gilt es diesen mit Ihnen zu besprechen und dann auch gemeinsam zu verabschieden. Hier ist die intensive Kommunikation wichtig, um sicherzustellen, dass Sie in jeder Phase noch eine gemeinsame Sprache sprechen. Ist der Plan verabschiedet, geht es in die Umsetzung. 4. Umsetzung bedeutet Veränderung Veränderungsprozesse sind Fluch und Segen zugleich. Während die einen darauf warten, haben die anderen Angst davor und fühlen sich in den vorhandenen Strukturen am wohlsten. Fakt ist aber, dass der Plan, der Veränderungsprozess, von Ihnen gewünscht und von Ihrer verantwortlichen Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter umgesetzt werden soll. Im ersten Integrationsschritt sollten Sie daher in der regulären Teamsitzung die „neuen Maßnahmen“ vorstellen und beschreiben. Der Tenor sollte motivierend formuliert werden mit dem Hinweis darauf, dass von den verbesserten Abläufen alle profitieren werden. Mögliche Ängste und Blockaden können somit relativiert werden. 5. Kompetenz formulieren Es ist darauf zu achten, dass die verantwortliche Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter die Legitimation bekommt die Umsetzung auch durchsetzen zu können. Es handelt sich um die Formulierung einer Autorität und auch Weisungsbefugnis, um das zu verändernde Verhalten von den Kolleginnen und Kollegen einfordern zu können. Schon hier gibt es häufig eine erste Hürde, denn in vielen Praxen wird um des lieben Friedens willen, diese „Diskussion“ nicht geführt. Sie ist aber notwendig und ausdrücklich erwünscht. Das Festhalten von Qualitätszielen ist nützlich, um Praxisprozesse mittelfristig zu optimieren. In 11 Schritten die Praxisabläufe optimieren Die Aufgaben in der Praxis sind vielfältig. Vielfältig sind auch die Anforderungen, um die Praxisabläufe effektiv und reibungslos zu gestalten. Ein nicht ganz unwichtiges Instrument ist das Qualitätsmanagement (QM), das viele Hilfsmittel bietet – in der Umsetzung in den Praxen aber nicht den Stellenwert einnimmt, den es verdient. PRAXIS Update 22 Wirtschaftsmagazin für die frauenärztliche Praxis 5/2022
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